Como organizar documentos

Muita bagunça? Organize bem seus documentos e sua vida ficará mais fácil. Aprenda com este artigo a arrumar melhor sua documentação.


Pessoa mexendo em documentos arquivadosQuando o assunto é organizar os documentos, a maioria das pessoas acaba revelando que não há muito tempo para se fazer isso. A organização de toda a documentação é algo essencial para qualquer empresa e é sinônimo de organização da instituição.
Um erro bastante comum entre os funcionários que administram os documentos é achar que arquivar todos os documentos já usados é fazer com que tudo vire um mero depósito de documentos, quando, na verdade, arquivar documentos é uma maneira de organizar o escritório e deixar todas as informações que futuramente possam ser importantes em um único lugar.

Tempo de armazenamento

Estante criativa para documentosDocumentos arquivados em pastas bem organizadas servem para futuramente revelar tudo o que foi feito, evitar improvisos, urgências e inadequações no ambiente de trabalho, encontrar mais facilmente os documentos necessários, diminuir a perda de tempo no trabalho, transmitir aos clientes ordem e organização. Confira aqui tempo indicado para se guardar documentos pessoais ou até mesmo do seu escritório:

         

• Licenciamentos e recibos obrigatórios do automóvel: pelo menos um ano;
• Contas de água, luz, telefone, cartão de crédito e multas: pelo menos dois anos;
• IPTU e Imposto de Renda: pelo menos cinco anos;
• Taxas de condomínio: o pagamento das taxas pode ser contestado em até 20 anos;
• Comprovante de contas em geral: de 12 a 20 anos para possíveis problemas de contestações jurídicas;
• Recibo de aluguel: pelo menos 5 anos.

A organização traz imensas vantagens para as empresas, pois mantém a disciplina no arquivamento de contas e documentos  necessários, mantendo o ambiente sempre organizado e agradável para se trabalhar. Entretanto, não é necessário que todos os documentos e papéis sejam arquivados minuciosamente, por isso, é preciso organizá-los com relação a sua importância. A dica é separar os documentos de acordo com assunto, separando sempre os documentos pessoais com os documentos da empresa. Não organizá-los a partir dessa diferença é grave erro e deve ser corrigido o mais rápido possível.
Mas, além de arquivar todos os documentos necessários em caixas ou pastas, alguns documentos podem ser organizados e armazenados no formato digital, submetendo-os ao scanner, entretanto, esta é uma maneira pouco utilizada.

Excel

Microsoft Excel com planilha abertaUma dica para organizar as suas contas mensais é realizando uma planilha de gastos mensais no Excel, pois assim, ficará mais difícil de esquecer-se de pagar alguma conta, deixando-a em atraso, sendo esta mais uma maneira de ajudá-lo a não pagar juros e a organizar o seu salário. É indicado separar uma pasta somente para comprovantes de compra e garantia de aparelhos eletrodomésticos, aparelhos celulares, computador, notebook, automóveis, móveis para o escritório, aparelhos para trabalhar e até mesmo a documentação de todos os seus funcionários.

Não cometa o erro de achar que documentos já utilizados podem ser jogados para um canto do escritório. Uma maneira de dar mais vida às suas pastas de arquivos e documentos é guardá-las em caixas plásticas e em móveis de paredes com divisórias.

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Thaís
27/07/11


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